DLT合同会社
海外の取引先との商談や外国人エンジニアとの打ち合わせ。工場や建設現場の視察などで急に通訳が必要になり、戸惑う方も多いと思います。
「誰に相談したらいいんだろう」
「何を伝えたら見積もりを出してもらえるの？」
「まだ予定が決まっていないけれど相談してもいい？」
初めてなら分からないことがあるのは当然です。
最初からすべて決めなくても大丈夫ですよ。今分かっていることを教えてもらえれば、必要な準備を一緒に整理できます。
この記事では、通訳を依頼するときに伝えてほしいことや当日までに準備しておきたいことを紹介します。
まずは決まっていることだけ教えてください
ぜひ最初に教えてほしいのは、次のような内容です。
- 希望する日時と予定時間
- 場所や開催方法
- 必要な言語
- 話す内容と目的
- 参加する方の人数や役割
- 参加する方が使う言語
- 希望するサポート
とはいえ、最初から全部そろっていなくても心配はいりません。
たとえば、
○月ごろに仙台市内の工場で打ち合わせを予定しています。海外の担当者へ設備を説明するため、英語通訳をお願いしたいです。
このくらいの内容からでもご相談ください。
日程や人数が決まっていないときは「まだ調整中です」と伝えてください。
会議中の通訳だけでなく、工場や建設現場への同行、電話でのやり取りなどもあります。どのような場面で困っているのかを聞きながら必要なサポートを一緒に考えていきます。
通訳方法が分からなくても大丈夫です
通訳には話を区切りながら訳す「逐次通訳」や、発言とほぼ同時に訳す「同時通訳」があります。
初めて依頼する方が、この違いを詳しく知っておく必要はありません。
参加者同士で話し合う会議なのか。大勢の方が参加する講演なのか。それとも現場を歩きながら行う視察なのか。
当日の様子によって、向いている通訳方法は変わります。
お話を聞きながら、無理のない方法を一緒に考えます。同時通訳のように複数の通訳者や専用機材が必要な場合は、そのことも事前にお伝えします。
AI通訳だけでは不安なときも相談してください
AIによる翻訳や通訳は、ちょっとした会話や内容を確認したいときにとても便利です。
その一方で、大切な商談や専門用語が多い現場では「AIだけに任せて大丈夫かな」と心配になることもありますよね。
たとえば、次のような場面です。
- 取引条件について話し合う
- 専門用語や社内用語が多い
- 相手の反応を見ながら話を進めたい
- 微妙なニュアンスまで伝えたい
- 文化や習慣の違いにも配慮したい
- 工場や建設現場で周囲の音が大きい
人が行う通訳では、表情や話の流れも見ながら言葉をつないでいきます。
分かりにくい部分があれば、話し手の意図を確認することもできます。言葉だけでは伝わりにくい背景に目を向けられることも、人による通訳の良さです。
AI通訳で対応できるのか、人にお願いしたほうがよいのか迷うこともあると思います。そんなときも気軽に相談してくださいね。
AI翻訳のことについては別記事もご覧ください
見積もりの内容も一緒に確認します
通訳料金は当日の通訳時間だけで決まるとは限りません。事前の打ち合わせや資料を確認する時間が必要になることもあります。移動時間や交通費が料金に関係する場合もあります。
そのため、お見積もりをお出しするときは「何が料金に含まれているのか」を分かりやすくお伝えします。
追加料金が発生する可能性があるときも事前に確認します。
予算が決まっている場合は遠慮せず教えてください。目的や条件を確認しながら予算の中でできる方法を一緒に考えましょう。
資料はきれいにまとめなくても大丈夫です
専門用語が多い会議や現場では、事前の資料が通訳の助けになります。
ただし、通訳者のために資料を一から作り直す必要はありません。作成途中の資料や簡単なメモでも大丈夫です。
次のようなものがあれば共有してください。
- 当日の議題
- 会議や説明会で使う資料
- 製品や設備に関する資料
- 図面や工程表
- 専門用語の一覧
- 社内独自の呼び方
- 参加する方の役割
- これまでの話し合いの経緯
「図面に書かれた名称とは違う呼び方を現場で使っている」
このような情報も実際の通訳ではとても役立ちます。
機密情報が含まれているときは、共有方法や取り扱いについて事前に相談しましょう。
話し合いの背景も聞かせてください
通訳で大切なのは言葉を別の言語へ置き換えることだけではありません。同じ言葉でもこれまでの経緯や話す人の立場によって意味が変わることがあります。
「前回の会議で認識がずれてしまった」
「今回はこの点まで決めたい」
「相手にきちんと理解してほしいことがある」
このような背景があれば話せる範囲で聞かせてください。
DLT合同会社では、言葉の背景にある文化や考え方にも目を向けています。お互いの意図が伝わり、安心して話を進められるようにサポートします。
当日の話し方にも少しコツがあります
通訳を介して話すときは、一文を短く区切ると内容が伝わりやすくなります。
複数の方が同時に話さないことも大切です。話す速さや区切るタイミングは、当日も必要に応じてご案内します。
オンライン会議の接続が心配な方もいると思います。現場の騒音や移動しながらの説明が気になることもありますよね。
心配なことがあれば、どんな小さなことでも事前に教えてください。一つずつ確認して安心して当日を迎えられるように準備します。
詳しい予定が決まる前でも相談できます
通訳が必要になりそうですが、まだ詳しい予定は決まっていなくても相談できますか？
もちろん、そんな段階でも大丈夫です。
DLT合同会社では宮城県を拠点に通訳を行っています。商談や会議のほか、工場や建設現場にも対応しています。
英語やスペイン語など、必要な言語が分かれば教えてください。まずは予定している場面を聞きながら、何が必要なのか一緒に考えていきます。
初めての通訳依頼には、不安や分からないことがあって当然です。
「こんなことを聞いてもいいのかな」と迷わず、気軽に声をかけてくださいね。